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Courrier, factures, papiers administratifs… chaque jour, nous recevons des papiers à traiter et à conserver. Comment les stocker et traiter de façon rapide et efficace ? Comment les stocker pour les besoins futurs ? Comment être sûr que nous avons bien régler ce qui doit l’être ? Voici 10 guidelines à adopter pour ne plus perdre de temps mais les gérer efficacement ! Vous avez décidé d’ajouter de l’ordre dans vos papiers ? Vous y arriverez avec un peu d’effort, de la méthode et surtout de la régularité. Et pour correctement commencer, prenez le temps de vous y préparer.

au moment où décès a lieu en France, les démarches sont similaires pour la totalité des nationalités. il est important de voir la mairie du lieu de décès. dans ce but il existe le service des actes civils en ligne. lorsque le décès a lieu hors de france et que le défunt était français, il convient d’adresser une lettre à l’État civil ou de se déplacer directement. Enfin si le défunt est étranger et qu’il est décédé à l’étranger, il faut joindre l’ambassade de son pays.

Les services de Cloud tels que Dropbox, Google Drive ou Box sont pratiques, mais vous ne pensez pas à coup sûr à mettre tous vos documents dans le Cloud. Alors le jour où votre ordinateur va rendre l’âme, vous vous rappelerez tristement de cette photographie inoubliable dont vous avez laissé le seul exemplaire sur le milieu professionnel de la défunte machine. Avec un petit software comme MacDropAny ( sur Mac ) ou DropboxFolderSync ( sur Windows ), vous allez pouvoir demander à entretenir dans le cloud, une sauvegarde de vos dossiers « Mes Documents », de votre bureau, de vos téléchargements, etc. Tout ces dossiers que vous ne synchronisez généralement pas avec Dropbox mais possèdent des documents importants.

À l’heure actuelle, les commerces bancaires proposent généralement de ne plus vous faire procurez de relevés mensuels — sachant qu’il est possible de voir son compte à tout moment sur Internet. Si vous recevez encore ces papiers, vous pouvez demander à réduire ces envois, pour privilégier le numérique. Il en va de même pour les différentes documents de facturation qui, très souvent, peuvent être envoyées par e-mail. Naturellement, il n’est pas à coup sûr nécessaire de tout imprimer : l’objectif de la dématérialisation n’est pas là. Plus concrètement, la conservation des dossiers passe par l’enregistrement des fichiers sur des disques durs, ce qui prend nettement moins de place et de temps qu’un archivage de papiers. Avec les systèmes d’accumulation en ligne ( cloud ) et les disques durs, vous disposez de nombreuses solutions différentes pour conserver vos pièces administratives en toute sécurité, le tout en protégeant un peu mieux notre planète.

Idéalement, il est recommandé de réaliser un archivage de certains papiers au peu une fois par an. Les dossiers archivés sont rangés soigneusement dans des cartons par date ou par ordre alphabétique et par thème. Là encore, il est nécéssaire d’employer une couleur par thème. Voici un exemple de rangement en précision : Chemise rose pour les factures, jaune pour les finances, bleu pour les assurances…Classement par ordre : ordre alphabétique de a à z ou par date ( par mois, puis par année ). Cela permet de faire facilement la distinction entre les documents plus récents et plus anciens.

Il est plus facile de ranger lorsqu’il y a moins de papiers à retenir. En plus de faire le tri et de se perdre des documents obsolètes, il est de plus possible de recourir à la facturation en ligne pour attendre de recevoir moins de courrier à la maison. cependant, il est essentiel de réaliser régulièrement des sauvegardes sur plusieurs supports pour éviter les pertes. Pour plus de sécurité, il est recommandé de réaliser des sauvegardes en ligne pour les documents importants.

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