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il existe sur le marché un grand nombre d’agences événementielles, comme il existe un grand nombre de artisans, traiteurs, spectacles, lieux de réception, technique son, décors…etc. il est toujours normal de se renseigner sur les agences pour être certain de leur professionnalisme et de leur expérience, car l’événementiel est un domaine très « non fermé », il n’y a pas de barrière à l’entrée, pas de diplôme. C’est encore un travail qui s’apprend « en faisant ». Chaque agence possède sa « touche », sa spécificité. Vos relations professionnelles vous diront avec qui elles ont aimé travailler et pourquoi. Vous allez passer quelque temps avec l’agence pour préparer l’événement, il y aura des moments de bonheur et des moments de tension. Choisissez la personne avec laquelle vous ressentez le désir de travailler. Organiser un team building demande une véritable collaboration. Plus votre briefing sera clair et complet pour des agences événementielles, plus vous aurez des réponses adaptées. N’ayez pas peur de donner votre argent, ou une fourchette. Il n’y a rien de pire qu’un client qui ne révèle pas votre argent et qui annonce, après examen de votre offre, que vous êtes « hors budget »… ! Ce n’est en fait pas professionnel et cela fait perdre le timing à tous.
Nous considérons que les participants à un atelier organisé par Compagnie Meeting, ne doivent pas être passifs dans un échange descendant, parsemé d’interactivité, mais doivent vivre pleinement une expérience événementielle. Vivre une Expérience c’est être acteur de l’événement et vivre un moment d’enrichissement. Les participants doivent se laisser aller dans le storytelling événementiel. Chaque moment doit rester orchestré pour entretenir le rythme, l’attention, et doit avoir une conclusion sous la forme d’un engagement. Chaque activité a un ou plusieurs objectifs précis que nous définirons avec vous. Nous savons prendre en compte tous les paramètres, le situation de la structure, les relations humaines, les serp, les objectifs… Et les engagements attendus pour vous proposer un storytelling. Chaque activation se doit d’être réfléchie dans un rapport efficacité / empreinte . De nombreuses alternatives existent pour proposer des actions plus éthiques, moins polluantes. il convient de être à l’affût des innovations dans ce secteur. La transparence d’un budget événementiel est pour nous le avant indispensable. Budget détaillé, métier par poste, honoraires et marge de l’agence franchement mentionnés. Mesurer le Retour sur Investissement, le ROI d’un team building, est pour nous capital, pour évaluer l’efficacité de l’événement, avoir un référentiel de progression.
Choisir une agence événementielle ne se fait pas à l’improviste ! on peut voir beaucoup de prestataires et le choix peut être difficile. Que ce soit pour une réunion d’entreprise, un séminaire, une conférence, un team building… ou encore pour un voyage incentive, il sera important de choisir certains détails pour choisir un bon organisateur d’événements. Ne vous en faites pas ! Nous vous dirons tout. Le choix du prestataire dépend du contexte de l’événement. il convient de savoir qu’il y a des groupements qui offrent des services générales et d’autres qui proposent des services partielles. il est toujours donc important de confier l’organisation de votre séminaire à un professionnels en votre secteur de manifestation. Le professionnalisme est le premier critère à prendre en compte pour choisir une agence événementielle. il est toujours important de faire confiance en un prestataire qui comprenne le message que vous souhaité passé à travers l’événement organisé, et ce pour qu’il mette en avant votre image de marque. Le relationnel est une chose essentiel pour faire le bon choix. Pour réserver une salle de réunion par exemple, vous serez en contact direct avec un responsable qui s’engage de l’organisation de votre activité. gardons à l’esprit qu’il est recommandé de contacter un ( ou plusieurs ) client qui a déjà travaillé avec l’agence pour avoir plus de renseignements. Ces dernières vous aiderons à faire le bon choix. A noter qu’il est envisageable de demander au responsable de l’agence de vous fournir les coordonnées de certains clients que vous pourriez contacter pour échanger avec eux.
le premier pas dans la sélection d’un service de gestion d’événements consiste à analyser si les types d’événement que vous souhaitez mettre en place est pris en charge par l’agence. Cela vous permettra de concentrer votre étude sur un nombre plus restreint de sociétés privées et publics. pour ce faire, rendez-vous sur le site en ligne de l’agence et cherchez les informations que vous convoitez. il est également envisageable de les appeler directement par e-mail ou par téléphone. Vous aurez besoin d’informations concernant le étendue des événements que l’agence aura organisés lors de votre enquête. Cherchez à savoir si l’agence organise des activités internes ou externes. Renseignez-vous sur la logistique mise à votre disposition. Toutes ces informations vous aiderons à définir le budget de l’événement. Les tarifs sont souvent indiqués sur le site, mais c’est si vous souhaitez un service plus sur-mesure. En contactant l’agence, vous aurez toutes les informations qu’il vous faut pour faire de votre activité un succès. Cependant, vous avez à à chaque fois vous assurer que le service de l’agence est de qualité. tout d’abord, vous devez évaluer si l’agence se chargera de l’événement directement ou en sous-traitance. de même, vous devez vous renseigner sur sa réputation. ainsi, nous vous recommandons de lire les commentaires des utilisateurs sur le site en ligne de la structure. Vous pouvez de plus leur demander de vous fournir des références. appelez-nous à contacter ces clients si vous souhaitez en connaitre d’avantage sur les services de l’agence.
C’est le critère n°1 ! Il vaudrait mieux choisir une entreprise ayant déjà existé depuis longtemps, et non pas une société qui vient d’ouvrir ses portes. Ainsi, vous serez sûr qu’elle dispose d’un personnel qualifié et compétent pour réaliser le travail. Un évènement est une grande occasion pour obtenir de nouveaux associations, trouver de nouveaux partenaires, accroitre la notoriété, acquérir une part de marché… de ce fait, tout se doit d’être à toute épreuve ! C’est pourquoi vous n’avez pas droit à l’erreur. L’agence événementiel Paris que vous allez engager doit connaitre parfaitement ce que vous retardez d’elle et doit être en mesure de vous accompagner pendant la réalisation de votre projet. Aussi, pensez à dénicher systématiquement une boite ayant une bonne renommée. Vous souhaitez chercher un professionnel ? Un devis est capital avant de commencer le job. Cela vous aidera à déterminer le coût à payer et la catégorie de prestation. Un réel spécialistes se doit d’être apte à vous donner une prestation rapidement, et ce, sans engagement. en tout cas, choisissez l’agence qui attire le plus votre attention, car sachez-le, vous allez cultiver ensemble pendant un bon moment ! en outre, faites un comparatif des coûts que ce soit par téléphone ou en ligne pour avoir une approximation. Cela vous aidera à trouver une agence d’événementiel qualifié au meilleur prix. Attention ! Certains offrent ce devis sans payer, mais pour les autres c’est payant, donc, renseignez-vous.
Avant de jeter votre dévolu sur telle ou telle agence, assurez-vous que celle-ci est en mesure de vous combler. Essayez, par exemple, de parfaire leurs connaissances sur la catégorie d’événement qu’elle a l’habitude de prendre en charge. Est-elle experte dans la création d’une soirée BtoC ou bien peut-elle planifier une réception BtoB ? Son équipe a-t-elle de l’expérience dans la préparation d’un événement aussi bien extérieure qu’interne à l’entreprise ? Peut-elle s’adapter à plusieurs types manifestations : défilé de mode, salons professionnels, anniversaire de sociétés, démarrage de nouveaux produits, conférences… Évidemment, la taille de l’événement compte aussi. Une agence qui a l’habitude de prévoir une soirée pour TPE ou tpe n’est en fait pas trop conseillée si vous êtes une multinationale. Si vous désirez connaître le sérieux d’une agence événementielle, focalisez-vous sur son wallet digital client. Le nombre, la qualité et la notoriété sont, en effet, des arguments de l’expertise, du professionnalisme et de la réussite du prestataire. préparez néanmoins attention, certaines groupements mettent en avant des clients potentiels prestigieux alors que leur intervention pendant les événements rempli de ces grands noms a été limitée. Elles ont peut-être fait office de sous-traitantes. En revanche, une agence qui travaille avec des utilisateurs moins identifiés ne veut dire forcément pas qu’elle n’est pas fiable. Parfois, elle souhaite seulement intervenir sur la totalité du projet et ainsi profiter de plus d’autonomie et de liberté. Quoi qu’il en soit, assurez-vous de choisir une agence qui parle une typologie d’événement le même à la vôtre. Elle aura ainsi une excellente compréhension du secteur, du marché et des problématiques.
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